Dijital Arşiv Sistemi
Dijital Arşiv Sistemi dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanmasıdır. Burda temel unsurlar dokümanlardır. Dolayısıyla dokümana özellik kazandırılarak yapılandırılması gerekmektedir. Dokümanın yapılandırılması; dokümanın içeriğine bağlı olarak tiplenmesi, erşim noktaları olabilecek ( proje adı, proje kodu, ilçe, pafta, ada, parsel, sayı, karar, karar no vb) veriler elde edip bu verilerden bir database oluşturulmasıdır.

Sistemin Faydaları

  • Evraklara ulaşım süresi minimuma iner,
  • İşgücü ve zamandan tasarruf sağlanır,
  • Evrakların aslına ulaşmaya gerek kalmaz ve belge yıpranmaları önlenir,
  • Bu sistem ile, varlığını bile unuttuğunuz belgelerin gün ışığına çıkarılması çok az kısa bir sürede gerçekleşir,
  • Aynı belgeye aynı anda birden çok kişinin erişim imkanı sağlanır,
  • Bilginin paylaşımı ve kurumsal verimlilik artar.


Dijitalleştirme Aşamaları

Evrakların Taramaya Hazırlanması

Zımba, ataş gibi makinelere zarar verecek malzemeler temizlenir, taranmayacak evraklar ayrıştırılır ve taranacak evraklar tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzeltilir.

Tarama

Düzenleme işleminden sonra evraklar doküman tarayıcılar ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.

Görüntü İyileştirme

Bu aşamada sayısallaştırılan görüntülerin kalitesini arttıran algoritmalar uygulanır.

İndeksleme

Evraklara erişim için evrak türü, evrak numarası, evrak tarihi, evrak sayısı, evrakın ait olduğu dosya gibi bilgiler alınır.

Kontrol işlemi

Belgelerin taranması ve indekslenmesinde yapılan işin eksiksiz olmasına özen gösterilmelidir. Belgeye erişimin temel dayanağı bilginin doğru girilmesidir. Günlük kontrollerle eksik işler takip edilmeli ve işin her aşamasında kalite kontrolü yapılmalıdır.

Aktarma

Tarama işleminden geçen indekslenmesi tamamlanan veriler Dijital Arşiv Otomasyonuna aktarılır.
Sistemin Amacı

  • Bilgilerin çoklu kullanımına imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamak,
  • Çalışmalarda kullanılan/kullanılacak tüm dokümanları kolay bulunur, güncellenir, paylaşılır halde bulabilmek,
  • Dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgemek ve her türlü dokümanın gelecek nesillerce sağlıklı bir şekilde aktarılması