İş sürekliliğini sağlayabilmeleri ve işleyişin sürdürülebilirliği için kurumların materyal kaybının önüne geçmesi kritik öneme sahiptir. Özellikle afet ve acil durumlarda kurumun sahip olduğu dijital arşiv sistemi işlerin ve işlemleri sorunsuz bir şekilde devam edebilmesini sağlamaktadır.
Dijital arşiv sistemi, kurum ve kuruluşlara ait tüm belge, görüntü, video, fotoğraf vb. her türlü materyal ve bilginin uygun cihazlarla sayısallaştırılmasını sağlamaktadır. Arşiv dijitalleşme hizmetinde kurumların sahip olduğu tüm varlıklar belirlenen koşullar çerçevesinde işlenmesi, akıllandırılması, yönetilmesi ve kurumların kullandığı yazılımlar ya da Türksat Bilişim yazılım geliştirme ekibi tarafından geliştirilen Arşiv.Net yazılımı ile görüntülenmesini sağlamaktır.
Dijital Arşiv Sistemi Ne İşe Yarar?
Dijital Arşiv Sistemi ile aşağıda bahsi geçen avantajların yanı sıra doğrudan ve dolaylı olarak daha birçok avantaj sağlamaktadır. Bu sayede kısa sürede yatırım maliyetinin amortismanı ve verimliliğin artışı gibi birçok yönde etki sağlanmaktadır.
Dijital Arşiv Sistemi’nin Avantajları;
- Dijitalleştirilen tüm belgelere ve bilgilere kurum içinden ve dışından anlık erişim.
- Fiziksel ve dijital verilerin belirlenen kurallar çerçevesinde gruplandırılması, görüntüleme ve erişim noktasında personel, birim veya grup bazında yetkilendirme yapılabilmesi.
- Bilgi kayıplarını en aza indirgemek.
- Dijitalleştirilen tüm belge, video, fotoğraf, görüntü ve bilgiler arası ilişki kurabilme.
- Eksik kalmış, süreci tamamlanamamış, imzası bulunmayan vb. durumlarda olan birçok belge, bilgi ve bunlara bağlı süreçlerin tamamlanması ve geliştirilebilmesi.
- Saklama süresi dolmuş belgeleri tespit edebilme, gereken işlemleri yapabilme.
- Kurumsal hafıza oluşturma, yapılacak plan ve programlar için veri oluşturma, yöntem belirleme vb. konularda yardımcı olmaktadır.
Dijital Arşiv Sistemi Nasıl Oluşturulur?
Dijital Arşiv Sistemi aşağıdaki aşamalardan oluşmaktadır;
- Tasnifleme aşamasında belge taramayı engelleyen malzemelerden temizleme ve bölümlere ayırma işlemleri yapılmaktadır.
- Tarama aşamasında uygun cihazlarda ve istenilen kalitede belgelerin dijital ortama aktarılması işlemleri yapılmaktadır.
- İndeksleme aşamasında belgenin belirlenen veri alanları ile akıllandırılması, süreçlere uygun algoritmalara uygun hale getirilmesi işlemleri yapılmaktadır.
- Kontrol aşamasında yapılan tüm işlemlerin kontrolü, hataların tespiti ve giderilmesi işlemleri yapılmaktadır.
- Aktarma aşamasında uygun dijital ortamlara ve depolama ünitelerine aktarım işlemleri yapılmaktadır.