Dijital Arşiv Sistemi, basılı tüm materyalin (kitap, belge, kağıt, kaset, cd, afiş) dijital ve kâğıtsız ortamda herhangi bir programa bağlı yahut bağıntısız bir şekilde yönetimi ve dijital ortamda saklanmasıdır. Materyalin yapılandırılması, sınıflandırılması, saklanması yahut kullanılması istenilen verilerin (proje adı / kodu, ilçe, pafta, ada, parsel, sayı, karar, karar no vb.) dijitalleştirilerek kullanıma hazır bir veri bankası oluşturulmasıdır.
Dijital Arşiv Sistemi ile;
-
Bilginin bir yahut birden çok kullanıcı/ortamdan kullanımını sağlayarak hem materyalin yıpranmasının önlenmesi hem de bilgiye daha kolay ulaşılmasını sağlanması,
-
Kullanılacak olan tüm materyali kolay ve hızlı bir şekilde erişilebilir, güncellenebilir ve paylaşılır hâlde bulunması,
-
Materyalin basımı, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ve gelecek nesillere daha sağlıklı bir şekilde aktarılması amaçlanmaktadır.
Ayrıştırma ve hazırlık aşamaları sayesinde dijitalleştirilecek materyalin dijitalleştirmeye uygunluğu, barındırdığı bilginin kullanılabilirliği gibi çalışmalar yapılmaktadır.
İndeksleme materyallerin sadece dijital bir ortama aktarılması değil aynı zamanda daha kolay ve anlaşılır bir bütünlük içerisinde bulunmasını sağlaması çalışmalarını içermektedir.
İhtiyaçlara ve fiziksel şartlara en uygun ve işlevsel fizikler arşivin kurulumu ve işletimi profesyonel bir açısıyla arşivin işlevselliğinin sağlanması kapsamında çalışmalar yapılmaktadır.
Türksat iç kaynaklarıyla hazırlanmış ArşivNet yazılımında hem fiziksel hem dijital arşivinizi yönetebilirsiniz.
-
Tasnifleme aşamasında belge taramayı engelleyen malzemelerden temizleme ve bölümlere ayırma işlemleri yapılmaktadır.
-
Tarama aşamasında uygun cihazlarda ve istenilen kalitede belgelerin dijital ortama aktarılması işlemleri yapılmaktadır.
-
İndeksleme aşamasında belgenin belirlenen veri alanları ile akıllandırılması, süreçlere uygun algoritmalara uygun hale getirilmesi işlemleri yapılmaktadır.
-
Kontrol aşamasında yapılan tüm işlemlerin kontrolü, hataların tespiti ve giderilmesi işlemleri yapılmaktadır.
-
Aktarma aşamasında uygun dijital ortamlara ve depolama ünitelerine aktarım işlemleri yapılmaktadır.
Bununla birlikte dijital arşivde, optik karakter tanıma, işlem kaydı tutabilme, damgalama gibi özellikler ile kurum arşivlerinin yönetimi oldukça kolaylaştırılıyor.